Nie każdy o tym mówi, ale wdrożenie KSeF bardzo szybko ujawnia, w jakim stanie są procesy w firmie. Sam system nie jest ani skomplikowany, ani problematyczny. Problem pojawia się wtedy, gdy próbujemy go „dopasować” do sposobu pracy, który już wcześniej funkcjonował na granicy wydolności.
Miałem sytuację u klienta, który był pewny, że wszystko ma pod kontrolą. Faktury były „obsługiwane na bieżąco”, zespół kompetentny, zero problemów. Dopiero kiedy rozłożyliśmy na czynniki pierwsze proces krok po kroku, okazało się, że część dokumentów była księgowana z opóźnieniem, a część… po prostu czekała, aż ktoś się nimi zajmie. Tylko nikt tego wcześniej nie mierzył.
I to jest moment, w którym KSeF wprowadza porządek przez chaos. Bo nagle nie da się już działać „intuicyjnie”.
Zamiast nakładać kolejną warstwę chaosu, lepiej zrobić krok w tył i zobaczyć, jak faktycznie wygląda obieg faktury. Gdzie trafia? Kto ją obsługuje? Ile razy ktoś przepisuje dane? W większości przypadków okazuje się, że problemem nie jest brak narzędzia, tylko zbyt duża ilość ręcznej pracy.
Dopiero wtedy ma sens wdrożenie czegoś takiego jak Automatyzacja faktur ksef.System importuje dokumenty bezpośrednio, analizuje dane i przekazuje je dalej bez zaangażowania kilku osób po drodze. Na pierwszy rzut oka proste, ale w praktyce usuwa największe ograniczenie procesu.
Żeby było jasne – to nie jest tak, że wszystko nagle funkcjonuje bez zarzutu. Na początku zawsze występuje opór. Ktoś musi przekształcić sposób pracy, ktoś musi się przyzwyczaić do nowego podejścia. Ale to mija szybciej, niż się zakłada.
Jeśli ktoś chce uznać KSeF tylko jako obowiązek, to da się to zrobić – szybko, minimalnym kosztem i bez większych zmian. Tylko wtedy pozostaje się z tym samym problemem, tylko w cyfrowej wersji.
Natomiast firmy, które traktują ten moment, żeby usprawnić procesy, bardzo szybko zauważają różnicę. Mniej manualnej pracy, mniej frustracji i w końcu realna kontrola nad tym, co dzieje się z fakturami.
